Catering dla firm: jak obsłużyć 30 obiadów do dwóch biur

Trzydzieści obiadów to dla kuchni liczba porcji. Dla osoby pakującej to konkretni odbiorcy i wybrane dania, a dla kierowcy — adresy oraz godziny dostaw. Na przykładzie dwóch biur pokazujemy, jak połączyć te informacje i zorganizować regularne zamówienia posiłków dla pracowników.

Najpierw ustal zasady współpracy z firmą

Obsługa biura może działać tak, że każdy pracownik sam wybiera posiłek, a restauracja lub firma cateringowa dowozi wszystkie zamówienia do jednego punktu. Osoba kontaktowa po stronie firmy ustala miejsce odbioru i godziny, ale nie musi codziennie zbierać deklaracji od całego zespołu.

Przed pierwszą dostawą trzeba rozstrzygnąć, kto płaci za posiłki, do kiedy można zamawiać i jak zgłasza się zmiany. Osobnych ustaleń wymaga sytuacja, w której obiady finansuje pracodawca. Sama wspólna dostawa nie oznacza jeszcze jednego zamówienia ani zbiorczego rozliczenia z firmą.

Przykład: 30 porcji, dwa adresy i dwie godziny

Przyjmijmy przykładowy dzień pracy cateringu. Menu obejmuje kurczaka z ryżem i danie warzywne. Zamówienia na ten dzień zamykają się o 9:30, a posiłki mają trafić do dwóch biur:

• biuro A, godzina 12:00: 12 porcji kurczaka i 8 dań warzywnych - razem 20 obiadów;
• biuro B, godzina 12:30: 6 porcji kurczaka i 4 dania warzywne - razem 10 obiadów.

Kuchnia potrzebuje łącznie 18 porcji kurczaka i 12 dań warzywnych, z podziałem na godziny wydania. Pakujący potrzebuje dodatkowo listy odbiorców. Kierowcy potrzebna jest informacja, które 20 paczek zostawia pod pierwszym adresem, a które 10 wiezie dalej. Jedna suma „30 obiadów” nie wystarcza żadnej z tych osób do wykonania całego zadania.

Menu na dni, termin zamawiania i limit porcji

Regularny catering dla firm wymaga określenia, co można zamówić na konkretny dzień. Oferta na wtorek powinna prowadzić do wtorkowej dostawy. Klient musi widzieć termin przy posiłku i w podsumowaniu, szczególnie gdy od razu zamawia obiady na kilka dni.

Godzinę zamknięcia zamówień dobiera się do czasu zakupów, przygotowania i pakowania. W naszym przykładzie jest to 9:30, ale lokal potrzebujący wcześniejszego planowania może zamykać listę poprzedniego dnia. Ustal też zasady obsługi spóźnionych zgłoszeń. Dopisywanie ich w prywatnych wiadomościach bez aktualizacji zestawienia powoduje, że kuchnia i osoba pakująca pracują na różnych liczbach.

Przy ograniczonej produkcji potrzebny jest limit dla dania i dnia. Jeżeli można przygotować 12 porcji warzywnych, trzynasty klient powinien zobaczyć brak dostępności przed skutecznym złożeniem zamówienia. Limit musi uwzględniać wszystkie zamówienia na dany termin, również składane do różnych biur.

Co powinien zapewniać system dla cateringu?

Przy wyborze narzędzia sprawdź, czy zapisuje razem dzień, danie, odbiorcę, punkt i godzinę dostawy. Z tych samych zamówień powinno dać się uzyskać zestawienie porcji dla kuchni oraz podział paczek do wydania. Ręczne prowadzenie dwóch niezależnych list zwiększa liczbę miejsc, w których trzeba nanosić każdą zmianę.

Taką obsługę umożliwia system dla cateringu Foodyo: menu przypisuje się do dni, ustawia termin zamawiania i stałe punkty dostawy, a przyjęte zamówienia można przeglądać według dań, zakładów oraz godzin. Dostępne są też etykiety na porcje lub całe zamówienia. To funkcje przydatne przy codziennych lunchach do biur i zakładów pracy.

Pakowanie: od liczby porcji do właściwego odbiorcy

Przed wyjazdem rozdziel paczki według punktów i godzin. Na etykiecie powinny znaleźć się dane pozwalające rozpoznać odbiorcę, zawartość, dzień i miejsce dostawy. Jeśli zamówienie zajmuje dwa opakowania, trzeba oznaczyć oba lub umieścić je w jednej opisanej torbie.

Kontrolę wykonuje się na dwóch poziomach: zgodności dań z poszczególnymi zamówieniami oraz zgodności całej partii z listą dostaw. W naszym przykładzie 20 poprawnie opisanych obiadów dla biura A musi trafić do jednej grupy. Zgodna łączna liczba 30 porcji nie wykryje zamiany dwóch paczek między adresami.

Przetestuj jeden dzień przed przyjęciem kolejnej firmy

Wprowadź próbne zamówienia na dwa terminy i do dwóch punktów. Sprawdź zachowanie po wyczerpaniu limitu dania oraz po godzinie zamknięcia listy. Następnie porównaj zestawienie dla kuchni, etykiety i podział dostaw. Każda porcja powinna mieć wskazany termin i odbiorcę.

Po pierwszych realizacjach zmierz czas pakowania i przejazdu, a w kosztach uwzględnij również opakowania oraz pracę zespołu. Kolejne biuro warto dołączyć dopiero wtedy, gdy dodatkowa dostawa mieści się w grafiku kuchni i kierowcy. Ten test daje konkretną podstawę do decyzji o rozwoju usługi.