Czym jest przychodzące centrum kontaktowe?

Telemarketing przychodzący - to infolinia, na którą klient może zadzwonić i uzyskać szczegółową odpowiedź na swoje pytania dotyczące produktów i usług, a najlepiej dokonać zakupu. W rzeczywistości telemarketing przychodzący to taki, w którym klient sam udaje się do sprzedawcy i inicjuje połączenie, zwykle w wyniku skutecznie przeprowadzonej kampanii reklamowej. A Twój system obsługi klienta może zapewnić spójny serwis poprzez kanały głosowe i cyfrowe dzięki kompleksowemu oprogramowaniu inbound contact center.

Jakie zadania wykonuje oprogramowanie inbound call center?

Wdrożenie wysokiej jakości technik sprzedaży inbound call center, które jest coraz częściej wykorzystywane przez postępowe firmy – to skuteczny sposób na zwiększenie sprzedaży, zapewnienie wsparcia informacyjnego dla kampanii marketingowych i utrzymanie jakości obsługi klienta na przyzwoitym poziomie.

Usługi połączeń przychodzących obejmują:

• Obsługę tak zwanej infolinii przychodzącej. Wszystkie połączenia przychodzące są przetwarzane 24 godziny na dobę, a każdy dzwoniący otrzymuje profesjonalną poradę.
• Usługę gorącej linii do przetwarzania zamówień. Czyli odbieranie połączeń, a także wiadomości za pośrednictwem poczty elektronicznej, sieci społecznościowych i czatów, od klientów firmy, i ich kompetentnego przetwarzania. Usługa taka umożliwia rejestrację połączeń, rezerwację produktów lub czasu usługi, wykonywanie połączeń wychodzących w celu potwierdzenia zamówienia oraz wysyłanie SMS-ów.
• Realizacja funkcji serwisu dyspozytorskiego. Jest to rodzaj infolinii zapewniający nie tylko odbieranie połączeń przychodzących, ale również obsługę połączeń wychodzących, które są tworzone przez system w trybie automatycznym. Do takich połączeń należy potwierdzenie zamówienia, powiadomienie o wysyłce, ustalenie przyczyn anulowania zamówienia itp.
• Wirtualne biuro i sekretarka. Jest to usługa polegająca na odbieraniu połączeń i ich dalszej dystrybucji do personelu firmy. Mogą to być nie tylko połączeia, ale także apeli z czatów, poprzez e-mail itp.
• Zapasowe call center. Z różnych powodów, takich jak  przekroczenie progowego obciążenia, może dojść do awarii własnej linii telefonicznej. To właśnie w takich przypadkach zdalni operatorzy call center pomogą zapewnić nieprzerwane odbieranie połączeń w celu utrzymania jakości usług na odpowiednim poziomie.
• Usługi call center stymulują rozwój każdego obszaru biznesowego i pomagają zwiększyć konwersję sprzedaży przy minimalnych kosztach.

Korzyści z używania oprogramowania dla inbound call center

Skrócenie czasu przetwarzania połączeń

Oprogramowanie Voiptime Contact Center pomoże Ci łatwo zarządzać przepływem połączeń przychodzących do Twojej firmy, a operator szybko obsłuży każde połączenie z klientem zgodnie ze skryptem rozmowy. System automatycznej dystrybucji połączeń rozdziela wszystkie przychodzące połączenia według ustalonego algorytmu: do potrzebnego działu zgodnie z kwalifikacjami Twoich pracowników; do dostępnego operatora lub na komórkę osobistego menedżera, jeśli dzwoni klient VIP.

Dzięki integracji z systemem CRM, gdy pracownik podniesie słuchawkę, na ekranie pojawią się wszystkie niezbędne informacje o kliencie i historia interakcji z nim. Korzystając z funkcji skryptu rozmowy, operator może łatwo odpowiedzieć na pytania klienta, szybko wprowadzić wyniki komunikacji, co znacznie zmniejsza liczbę błędów, upraszcza obsługę połączeń i podnosi jakość pracy operatora.

Zwiększ efektywność pracy pracowników

Spraw, aby Twoje call center było bardziej przejrzyste. Oprogramowanie Voiptime Contact Center pomoże Ci trzymać rękę na pulsie sytuacji i otrzymywać wszelkie analizy dotyczące wydajności call center za wybrany okres w trybie rzeczywistym. 

Raportowanie call center zawiera wszystkie niezbędne informacje o połączeniach, w tym rejestry połączeń. Ale można też w czasie rzeczywistym monitorować wszystkie połączenia przychodzące i wychodzące do firmy, a nawet się z nimi łączyć.

Ponadto system pozwala monitorować aktualny status operatorów, a także ich indywidualne statystyki.

Zwiększaj lojalność klientów

Wiemy, jak ważne jest, aby Twoi klienci czuli się potrzebni, dlatego opracowaliśmy funkcjonalność call center w chmurze, która pozwala zwiększyć lojalność klientów. Inteligentna dystrybucja połączeń pozwala na natychmiastowe kierowanie dzwoniących do wykwalifikowanego pracownika, który z większym prawdopodobieństwem rozwiąże problem klienta bez zbędnego przełączania.

A jeśli klient zadzwoni poza godzinami pracy,  oprogramowanie call center zaproponuje mu pozostawienie wiadomości głosowej, która zostanie odebrana przez odpowiedzialnego menedżera.

Automatyzacja call center pozwoli zmniejszyć liczbę utraconych połączeń z 15-20% do 2-3% wszystkich połączeń, co zdecydowanie zwiększy lojalność klientów.

Zwiększenie wygody interakcji z klientami 

W dzisiejszym świecie strona internetowa jest jednym z głównych kanałów promocji. Dlatego Voiptime Contact Center ma już niezbędne funkcje, które można łatwo zintegrować z Twoją stroną internetową - czat i żądanie oddzwonienia. Twoi klienci będą mogli napisać wiadomość lub wykonać bezpłatne połączenie do Twojego call center prosto ze strony internetowej Twojej firmy.

Wszystkie wiadomości z czatu zostaną automatycznie rozdzielone między przypisanymi agentami, a wraz z rosnącym przepływem wiadomości możesz szybko przydzielić dodatkowych pracowników do tego samego zadania.

Poza tym umożliwiliśmy elastyczne rozdzielanie nie tylko połączeń przychodzących, ale także wszystkich maili przychodzących do firmy.

Zmniejszenie obciążenia pracowników

Jeśli Twoja firma ma rosnący wolumen połączeń z często zadawanymi pytaniami, opracowaliśmy funkcje IVR (Interactive Voice Response) oraz text-to-speech.

Twoi klienci otrzymają potrzebne im odpowiedzi najszybciej w trybie automatycznym dzięki odpowiednio zaprojektowanym komunikatom głosowym i możliwości wyboru menu przez dzwoniących. Wygodny edytor menu głosowych pozwoli Ci skonfigurować niezbędne skrypty bez angażowania pracowników IT. Odciąż swoich operatorów od rutynowych czynności i zoptymalizuj ich pracę - z naszego doświadczenia z Voiptime Contact Center zautomatyzujesz ponad 15% wszystkich połączeń!

Jak długo potrwa uruchomienie oprogramowania do obsługi połączeń przychodzących?

Oprogramowanie Voiptime Contact Center  – to potężna platforma, która pozwala wdrożyć call center w Twojej firmie, zautomatyzować obsługę połączeń przez operatorów i zapewnić kontrolę nad wydajnością pracowników w ciągu zaledwie 24 godzin:  dla ogromnych centrów kontaktowych z setkami operatorów obsługujących miliony połączeń miesięcznie oraz dla małych firm, które potrzebują  automatyzacji odbierania i wykonywania połączeń z klientami.