Rozwiązanie to usprawnia również przeprowadzanie wielu procedur administracyjnych. Warto wiedzieć, które narzędzia warto wykorzystać, by przyśpieszyć przepływ informacji.

1. Odpowiedni system
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zarządzać obiegiem zadań oraz akt. System wykorzystuje mechanizmy typu workflow. Oprogramowanie w technologii thin client stanowi odpowiedź na zapotrzebowanie dla rozwiązań w e-Government. Zintegrowany system obiegu dokumentów w konkretnym przedsiębiorstwie składa się z modułów funkcjonalnych dla klienta i pracownika. Pierwszy sektor obejmuje Katalog Spraw Klienta oraz Elektroniczną Skrzynkę Podawczą. Drugi dział składa się z eKancelarii, Modułu Użytkownika EOD, Repozytorium Dokumentów i eArchiwum. System obejmuje ponadto dział techniczny tworzony przez system administracyjny, model OCR oraz Workflow. Szczegółowe informacje dostępne są na stronie internetowej: https://www.crowe.com/pl/services/elektroniczny-obieg-dokumentow.

2. Skaner dokumentów
Urządzenie umożliwia przetworzenie informacji fizycznych do formy cyfrowej. Na rynku dostępne są mobilne skanery oraz produkty dostosowane do zapotrzebowania firm. Urządzenia  ułatwiają archiwizację i odczyt dokumentów. Wiele modeli można dostosować do potrzeb konkretnego sektora biznesowego oraz preferencji użytkowników. Idealne rozwiązanie stanowi urządzenie potrafiące skanować dokumenty o różnorodnych rozmiarach.

3. Podpis elektroniczny
Za pomocą ciągu znaków można podpisywać wszelkiego rodzaju umowy za pośrednictwem systemu online. Moc prawna tego typu dokumentów jest równoważna z wnioskami opatrzonymi własnoręcznie złożonym podpisem. Elektroniczny ekwiwalent stanowi duże udogodnienie dla firm, współpracujących z zewnętrznymi podmiotami biznesowymi. Małe jednostki mogą wykorzystać e-podpis w kontaktach z urzędami administracji publicznej. Rozwiązanie skraca ponadto czas akceptacji różnorodnych umów, zwiększając zarazem bezpieczeństwo obiegu informacji.

Nowoczesne rozwiązania dostosowane są do potrzeb jednostek zarządzających firmą i pracowników. Warto więc skorzystać z oferty usług dostępnej na stronie https://www.crowe.com/pl i zdecydować się na wdrożenie funkcjonalnego, elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

* Artykuł sponsorowany