Krajowy System e-Faktur z jednej strony ma na celu zwiększyć przejrzystość podatkową w Polsce, a z drugiej zautomatyzować obieg faktur między firmami. Z systemu tego aktualnie korzystają firmy o obrotach powyżej 200 mln złotych (obowiązkowo - od 1 lutego 2026 roku). Od 1 kwietnia 2026 roku KSeF stanie się codziennością dla pozostałych przedsiębiorstw. Bardzo ważne jest przygotowanie biura rachunkowego do zmian, tak aby usprawnić pracę i zadbać o komunikację z klientami. Jak przygotować się na korzystanie z tego systemu? O czym muszą pamiętać biura rachunkowe?

Krajowy System e-Faktur a faktury kosztowe - najważniejsze informacje

Udogodnieniem dla przedsiębiorców jest też możliwość przechowywania faktur w KSeF przez 10 lat i ich strukturyzacja w ustandaryzowanym formacie. Co to oznacza? W efekcie nie trzeba dostarczać mailowych ani papierowych dokumentów, a księgowy może samodzielnie pobierać faktury kosztowe od razu z systemu. Okazuje się, że integracja programu wFirma z KSeF sprawia, że faktury są importowane automatycznie (jako wersje robocze). System identyfikuje dane z dokumentów (bez użycia OCR) i jednocześnie eliminuje ryzyko ludzkich błędów! Przedsiębiorca może sprawie:

• zatwierdzać faktury,
• odrzucać faktury,
• dodawać komentarze.

W jaki sposób unikać problemów z kwalifikacją wydatków? Biuro rachunkowe powinno przede wszystkim edukować swoich klientów, aby rozdzielali zakupy prywatne i firmowe - dzięki temu proces księgowania będzie prosty i szybki.

Jeśli klient biura korzysta z innego programu do e-fakturowania, system wFirma pozwala na import dokumentów bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur. W takiej sytuacji pracownik biura musi posiadać odpowiednie uprawnienia do pobierania faktur. Jak przeprowadzić proces importu? To bardzo proste - wybieramy zakładki: Przychody - Inne Przychody-  Wersje Robocze oraz Importuj z KSeF.

Rodzaje uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur

Niezwykle istotne jest to, że KSeF w biurze rachunkowym krok po kroku obejmuje przede wszystkim zarządzanie uprawnieniami. Jakie rodzaje uprawnień wskazano w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów? Są to przede wszystkim:

• zarządzanie uprawnieniami - obejmuje nie tylko przypisywanie, lecz także odbieranie i modyfikowanie dostępów do KseF,
• wystawianie faktur w trybie tak zwanego samofakturowania - w sytuacjach, gdy to nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy. 
• wystawianie i dostęp do faktur strukturalnych - daje możliwość zarówno obsługi sprzedaży, jak weryfikacji dokumentów kosztowych oraz przychodzących.

Jeśli chodzi o jednoosobowe działalności gospodarcze, przedsiębiorca korzysta z pełnego zakresu uprawnień (po wcześniejszym zalogowaniu się podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym). Natomiast w spółkach, które nie korzystają z elektronicznej pieczęci kwalifikowanej z NIP-em, trzeba złożyć zawiadomienie na formularzu ZAW-FA i wskazać osoby upoważnione do działania w Krajowym Systemie e-Faktur. Ułatwieniem dla każdego przedsiębiorcy jest odpowiednio dobrany program do KSeF. Mogą z niego korzystać różnorodne firmy, w tym także biura rachunkowe.

Fakturowanie w imieniu klienta - o czym należy pamiętać?

Wybierając oprogramowanie wFirma, mamy pewność dostępu do nowoczesnych oraz sprawnych rozwiązań, które znacznie ułatwiają codzienną pracę. Jak wygląda kwestia delegowania uprawnień w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur? Przedsiębiorca ma możliwość zarówno nadania uprawnień konkretnym osobom fizycznym - przykładowo pracownikom biura rachunkowego, jak i upoważnienia biura rachunkowego jako podmiotu - tak, aby jego pracownicy mieli prawo do wystawiania faktur.

Najbardziej elastyczne i wygodne jest upoważnienie właściciela biura do zarządzania uprawnieniami. Dzięki temu możliwe jest samodzielne przypisywanie dostępów pracownikom, bez konieczności angażowania klienta biura rachunkowego. W systemie wFirma dla biur rachunkowych z łatwością nadamy uprawnienia nawet z poziomu aplikacji, bez logowania się do platformy KSeF, co jest sporym ułatwieniem dla każdej ze stron.