AML krok po kroku - weryfikacja klienta, monitoring i szkolenia zespołu

Pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu to ryzyko, które może dotyczyć nie tylko banków, ale też biur rachunkowych, instytucji płatniczych i firm obsługujących klientów zdalnie. Dlatego coraz częściej pojawiają się prośby o potwierdzenie tożsamości, aktualizację danych spółki, wskazanie beneficjenta rzeczywistego czy wyjaśnienie celu współpracy.

Dobrze ułożone AML porządkuje te działania, zmniejsza niepewność przy kontroli i utrudnia wykorzystanie firmy do przestępstw. W praktyce to połączenie procedur, oceny ryzyka, monitoringu oraz regularnych szkoleń, które budują czujność zespołu i spójność decyzji.

Co to jest AML i kogo dotyczy?

AML to zestaw zasad, które pomagają wykrywać i ograniczać próby legalizowania środków z przestępstw oraz kierowania pieniędzy na cele terrorystyczne.

W Polsce ramy wyznaczają przepisy, które wskazują instytucje obowiązane i minimalne środki bezpieczeństwa. Lista podmiotów jest szeroka, bo nadużycia mogą pojawić się wszędzie tam, gdzie da się przeprowadzić transakcję, stworzyć pozór legalnej usługi albo ukryć prawdziwego właściciela środków.

Dla firm oznacza to konieczność rozumienia, z kim robią biznes, jak wygląda profil działalności klienta oraz czy zachowanie i rozliczenia są z nim spójne. Zasada jest prosta, im większe ryzyko, tym dokładniejsze sprawdzenia.

Jak wdrożyć AML w praktyce i jaka jest rola szkoleń?

Najprościej myśleć o AML jako o kilku stałych krokach. Najpierw identyfikacja i weryfikacja klienta, czyli zebranie danych i potwierdzenie ich dokumentami. Potem ustalenie beneficjenta rzeczywistego oraz celu relacji, aby wiedzieć, kto finalnie stoi za firmą i po co korzysta z usługi. Kolejny element to ocena ryzyka, gdzie analizuje się klienta, produkt, kraj, kanał sprzedaży i sposób rozliczeń, a następnie dobiera poziom kontroli. Ostatni filar to monitoring, czyli obserwowanie transakcji w czasie i reagowanie na niezgodności.

Szkolenia AML są tu kluczowe, bo uczą rozpoznawania sygnałów, właściwego zbierania dokumentów, zasad eskalacji oraz tego, jak opisywać decyzje - podkreśla CRF (Centrum Rozwoju Finansów) prowadzące szkolenia AML. Najlepiej działają szkolenia wstępne dla nowych osób i krótkie odświeżenia wiedzy, gdy zmieniają się procedury.

Sygnały ostrzegawcze i dokumentowanie decyzji

W praktyce najwięcej problemów nie wynika z braku danych, tylko z braku czujności i spójnych notatek. Sygnał ostrzegawczy to na przykład klient, którego zachowanie nie pasuje do profilu działalności, unika odpowiedzi na podstawowe pytania, często zmienia dane, naciska na pośpiech albo próbuje obejść standardową ścieżkę weryfikacji.

Wątpliwości mogą budzić też nietypowe schematy płatności, zwłaszcza gdy nagle pojawiają się nowe kraje, pośrednicy lub niejasny opis transakcji. Dobra praktyka to zasada jednej ścieżki, czyli jasne progi kiedy prosisz o dodatkowe dokumenty i kiedy zgłaszasz temat do osoby odpowiedzialnej za AML.

Równie ważne jest dokumentowanie, co sprawdzono, co nie pasowało i dlaczego uznano ryzyko za akceptowalne lub nie. To skraca dyskusje w zespole i realnie pomaga w razie kontroli.

Podsumowanie

AML nie jest jednorazowym formularzem, tylko procesem, który ma chronić firmę i rynek przed nadużyciami. Dla klientów oznacza to czasem dodatkowe pytania i prośby o dokumenty, a dla instytucji obowiązanych obowiązek uporządkowania identyfikacji, oceny ryzyka, monitoringu i dokumentacji. O jakości AML często decydują ludzie, dlatego szkolenia są tak ważne. Zespół, który rozumie po co zbiera dane, kiedy dopytać i jak opisać decyzję, działa szybciej i pewniej. Najlepiej sprawdzają się rozwiązania proste i proporcjonalne do skali działalności. Dzięki temu firma łatwiej wyjaśnia nietypowe sytuacje, lepiej przechodzi kontrole i zmniejsza ryzyko wykorzystania jej usług do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.