Jak e-doręczenia zmienią sposób komunikacji z urzędem?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń objął niektóre podmioty już w 2025 roku. Dla innych termin jeszcze nie nadszedł, jednak mogą założyć adres do elektronicznej korespondencji dobrowolnie. Wiąże się to z wieloma korzyściami, m.in. usprawnieniem komunikacji z organami podatkowymi.

Czym są e-Doręczenia i kto musi z nich korzystać?

E-Doręczenia to nowa usługa, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Tak dostarczona przesyłka ma moc prawną listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

Jak działa e-Doręczenie? Zasada jest prosta: każda korespondencja wysyłana jest i odbierana elektronicznie. Pośrednikiem jest dostawca publiczny lub komercyjny. Dedykowana skrzynka pozwala na natychmiastowe dostarczenie i odebranie listu, bez czasu oczekiwania.

Część podmiotów już teraz musi korzystać z e-Doręczeń. Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek obejmuje wszystkich przedsiębiorców rejestrujących się w KRS lub CEIDG. Dotyczy także przedstawicieli zawodów zaufania publicznego:

• adwokatów
• notariuszy
• radców prawnych
• doradców podatkowych i restrukturyzacyjnych
• rzecznika patentowych

Od 1 kwietnia 2025 r. z e-Doręczeń korzystają podmioty zarejestrowane w KRS. Najwięcej czasu na założenie elektronicznego adresu mają przedsiębiorcy wpisani do CEIDG. Dla tych firm obowiązek e-Doręczeń wejdzie w życie 1 października 2026 r.

Wpływ e-Doręczeń na sposób komunikacji z urzędami

Choć e-Doręczenia mogą być wykorzystywane także w komunikacji pomiędzy przedsiębiorcami, ich celem jest przede wszystkim usprawnienie kontaktów na linii petent – organ podatkowy. Urzędy nie muszą już wysyłać listów poleconych i oczekiwać na potwierdzenie odbioru. Odebrana wiadomość zostaje uznana za dostarczoną.

E-Doręczenia niosą ze sobą wiele korzyści dla obu stron. Korespondencja będzie docierała zdecydowanie szybciej niż tradycyjne listy – w zasadzie natychmiast po wysłaniu. Odbiorca nie będzie musiał na nią oczekiwać – nawet jeśli jest na wakacjach lub w długiej podróży służbowej, może odebrać przesyłkę elektronicznie w dowolnym miejscu i o dowolnej porze.

Brak fizycznej dostawy to też brak awizo w skrzynce. To z kolei przekłada się na brak konieczności wizyty na poczcie i oczekiwania w kolejce.

Korespondencja przekazywana przez e-Doręczenia jest też bezpieczniejsza. Nie ma ryzyka, że zaginie w dostawie lub że odbierze je nieuprawniona osoba. Tym samym dane zawarte w dokumentach są chronione i pozostają poufne.

Oczywiście korzyści odczują także urzędnicy, którzy w razie potrzeby będą mogli szybciej podjąć wymagane działania, bez konieczności oczekiwania na potwierdzenie odbioru. Nie będą też musieli zmagać się z osobami unikającymi kontaktu z urzędem poprzez np. nieodbieranie listów poleconych.

Szybkie i wygodne wypełnienie dokumentów

Usługa e-Doręczeń to kolejne ułatwienie dla przedsiębiorców i nie tylko. Warto też pamiętać o innych rozwiązaniach, które pomagają w szybkim i sprawnym przygotowaniu różnych dokumentów do elektronicznej wysyłki. Na przykład w rozliczaniu podatków lokalnych pomagają Przyjazne Deklaracje. To intuicyjny kreator, który ułatwia dopełnianie formalności związanych z podatkiem od nieruchomości, rolnym, leśnym, a także podatkiem od środków transportowych.

Nowoczesne rozwiązania ułatwiają życie podatnikom. Warto z nich korzystać. Dzięki zaawansowanym zabezpieczeniom są też bezpieczne, a poufne dane - odpowiednio chronione.