Obsługa kadr i płac to jeden z kluczowych procesów w każdej firmie. Wielu przedsiębiorców ma dylemat czy kwestie te prowadzić samodzielnie, czy zlecać je na zewnątrz. Własny dział kadr i płac, choć gwarantuje pełną kontrolę i poufność, jest rozwiązaniem drogim w przypadku mniejszych i średnich przedsiębiorstw.Z kolei korzystanie ze wsparcia zewnętrznej firmy jest tańsze i komfortowe. Sprawdź, które rozwiązanie będzie najlepsze dla Twojego biznesu.

Czym się zajmuje specjalista ds. kadr i płac
Obsługa kadr i płac to szereg bardzo różnorodnych obowiązków, które w całości wpływają na sprawne funkcjonowanie firmy.

Obowiązki osoby pracującej na takim stanowisku są bardzo szerokie. Obejmują wszystkie kwestie dotyczące pracowników jak np. terminowa wypłata wynagrodzeń, kontrola ewidencji czasu pracy czy przygotowywanie dokumentacji związanej z urlopami wypoczynkowymi czy zwolnieniami.

W dziale kadr i płac przygotowywane są listy płac, deklaracje rozliczeniowe do ZUS czy Urzędu Skarbowego, miesięczne i roczne rozliczenia podatku PIT. Zadaniem działu jest również pilnowanie by wynagrodzenia trafiły na konta pracowników w terminie oraz by wszystkie dokumenty firmowe były zgodne z obowiązującymi normami prawa.

W zakres kompetencji kadrowej wchodzi często również pozyskiwanie nowych pracowników oraz ich przygotowanie do pracy (badania lekarskie, szkolenia BHP). Często kadrowa jest również odpowiedzialna za motywowanie pracowników, monitorowanie ich oczekiwań czy dbanie o ich rozwój poprzez dobór właściwych szkoleń.

Obsługa kadrowo-płacowa - jaki model wybrać
Zarówno mikroprzedsiębiorstwa jak i duże korporacje muszą mieć osobę odpowiedzialną za kwestie kadr i płac. Mniejsze podmioty, o ile nie mogą tych obowiązków wykonywać samodzielnie, przeważnie zlecają je na zewnątrz. Większe - często starają się zachować maksymalną niezależność i tworzą swój własny dział kadr w obrębie firmy.

Samodzielne prowadzenie obsługi kadrowo - płacowej
Samodzielne prowadzenie obsługi kadrowo - płacowej jest popularne szczególnie wśród młodych przedsiębiorców. Chcą oni sami od A do Z zajmować się swoim biznesem. W przypadku jednoosobowych firm, niezatrudniających pracowników takie rozwiązanie rzeczywiście może się sprawdzić. Dzięki ogólnodostępnym programom internetowym fakturowanie, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów czy wyliczanie podatków nie powinno być większym problemem. Może nim być natomiast brak czasu, zwłaszcza, że każdą wolną chwilę przedsiębiorca chciałby wykorzystać na rozwijanie biznesu.

Sprawa komplikuje się też w momencie gdy firma zaczyna zatrudniać pracowników. Obowiązków przybywa, a czasu na właściwe prowadzenie firmy jest tyle samo co wcześniej. Dodatkowo dochodzi odpowiedzialność za nieterminowość czy błędy w rozliczeniach, które w takiej sytuacji spadają w całości na przedsiębiorcę. To dlatego samodzielne prowadzenie obsługi kadrowo - płacowej ma sens tylko wtedy gdy przedsiębiorca ma o tym jakiekolwiek pojęcie i ma czas by nieustannie się uczyć i śledzić dynamiczne zmiany w przepisach prawa.

Obsługa kadrowo - płacowa w ramach firmy
Posiadanie własnego działu kadr w firmie to duża wygoda i komfort. Daje pewność, że zatrudniona osoba będzie zajmować się wyłącznie sprawami Twojej firmy. Nie zawsze ma to sens, ponieważ czasem okazuje się, że poza tzw. gorącymi okresami pracy jest zbyt mało by zapełnić 8 godzin. Dodatkowo zatrudnienie osoby z odpowiednim doświadczeniem i wiedzą to dla firmy spore koszty. Przy większych biznesach pojawia się konieczność stworzenia bardziej rozbudowanego zespołu, a to oznacza jeszcze większe wydatki.

Dlatego wielu przedsiębiorców, których na to nie stać decyduje się na oddelegowanie obowiązków kadrowo-płacowych na zewnątrz.

Outsourcing usług kadrowo - płacowych
Outsourcing kadr i płac polega na przekazaniu znacznej części obowiązków związanych z obsługą kadrowo-płacową zewnętrznej firmie. Taka forma współpracy staje się coraz bardziej popularna. Nie tylko wśród mniejszych podmiotów, ale również wśród dużych firm. Zlecając usługi kadrowo - płacowe widzą w tym szansę na zmniejszenie wydatków, ale również na zdjęcie z siebie odpowiedzialności za ewentualne błędy.

Takie rozwiązanie bardzo dobrze sprawdza się w przypadku usług, które nie stanowią kluczowej wartości danego biznesu. Jeśli na przykład prowadzisz zakład fryzjerski czy kosmetyczny nie musisz znać się na Kodeksie Pracy. Nie musisz tracić czasu na wczytywanie się w zawiłe przepisy prawa czy pilnowanie terminów w ZUS czy US.

Odciążenie przedsiębiorcy to nie jedyna zaleta takiej współpracy. To również przeniesienie odpowiedzialności finansowej na zewnętrzną firmę. W przypadku jakichkolwiek uchybień konsekwencje (również finansowe) ponosi biuro, które jest na taki wypadek ubezpieczone.

Częstą barierą zniechęcającą do oddelegowania kadr i płac na zewnątrz jest obawa przed udostępnieniem wrażliwych danych obcym osobom. Warto jednak wiedzieć, że wszelkie kwestie współpracy między przedsiębiorcą, a biurem rachunkowym powinny być objęte klauzulą poufności.

I na koniec kwestia kluczowa - finanse. Outsourcing kadr i płac to rozwiązanie tańsze w porównaniu z zatrudnianiem pełnoetatowego pracownika lub tworzeniem rozbudowanego działu. Koszty współpracy ustalane są indywidualnie, w zależności od zakresu współpracy. A ta może mieć bardzo różne formy, obejmując wsparcie pełne lub częściowe (np. tylko obsługa kadr).

Jeśli współpraca z zewnętrzną firmą wydaje Ci się rozsądna, nie pozostaje nic innego jak znaleźć właściwe biuro rachunkowe, które weźmie na siebie całą obsługę kadrowo-płacową Twojej firmy.

InPlus. Obsługa kadrowo-płacowa - lokalnie i globalnie
Zlecając obsługę kadr i płac zewnętrznej firmie nie musisz obawiać się, że stracisz kontrolę nad tak ważnym działem Twojej firmy. Wybierając profesjonalne biuro rachunkowe, którego niewątpliwym przykładem jest In Plus z Lublina, masz pewność, że kwestie kadrowo-płacowe będą realizowane terminowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Takie biuro rachunkowe gwarantuje pełną poufność i profesjonalne wsparcie w tych najmniej lubianych działaniach księgowych.

Ideą jest to byś mógł skupić się na rozwijaniu swojej firmy, kontaktach z kontrahentami, mając pewność, że kwestie formalne są w dobrych rękach.

Oferta biur rachunkowych jest bardzo szeroka i elastyczna, dzięki czemu mogą z niej skorzystać firmy niezależnie od rozmiaru działalności, a także przedsiębiorcy, którzy dopiero zaczynają.

In Plus ma swoją siedzibę w Lublinie, mimo to firma posiada narzędzia umożliwiające nawiązanie współpracy z firmami z całej Polski.

Pełną ofertę biura w zakresie obsługi kadr i płac znajdziesz na stronie https://www.inplus.lublin.pl/uslugi-kadrowo-placowe - skontaktuj się i zobacz jak prosta może być współpraca.

* Artykuł sponsorowany